L’Assemblée Générale (AG) est un moment clé dans la vie de la copropriété. Elle permet aux copropriétaires de prendre collectivement des décisions importantes concernant la gestion et l’entretien de l’immeuble. Voici une présentation détaillée pour mieux comprendre son rôle, les modalités de convocation, et la fixation de l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale est un pilier de la vie collective en copropriété. En tant que syndic, White Bird s’assure de respecter les délais, de vous fournir une convocation claire et de préparer un ordre du jour répondant aux besoins de la copropriété.

L’Assemblée Générale est une réunion annuelle (ou extraordinaire, si nécessaire) où les copropriétaires se rassemblent pour :

• Voter les résolutions concernant la gestion de la copropriété (travaux, budget prévisionnel, entretien des parties communes, etc.).

• Élire ou renouveler les membres du conseil syndical.

• Approuver les comptes et décider de leur affectation.

• Prendre des décisions sur des sujets divers inscrits à l’ordre du jour.

L’AG garantit la démocratie dans la copropriété en permettant à chaque copropriétaire de s’exprimer et de voter.

La convocation de l’Assemblée Générale est de la responsabilité du syndic. Cependant, dans certains cas, d’autres acteurs peuvent demander la convocation :

• Le conseil syndical : Il peut exiger une AG si White Bird ne remplit pas ses obligations.

• Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix de la copropriété : Ils peuvent demander une AG sur un sujet précis. Si le syndic ne la convoque pas dans un délai de 2 mois, ils peuvent obtenir l’autorisation du tribunal judiciaire pour l’organiser.

L’ordre du jour est essentiel car seules les résolutions qui y figurent peuvent être discutées et votées. Il est établi conjointement par le syndic et le conseil syndical.

Les copropriétaires ont également leur rôle à jouer :

• Chaque copropriétaire peut demander à White Bird d’ajouter des points à l’ordre du jour en envoyant une demande écrite, suffisamment en amont de l’envoi des convocations. Voir l'article d'aide dédié.

• Ces demandes doivent être précises et accompagnées de documents explicatifs si nécessaire (ex. : devis pour des travaux proposés).

La convocation à l’Assemblée Générale doit être envoyée au moins 21 jours avant la date prévue de la réunion. Ce délai est impératif et permet aux copropriétaires de se préparer (lire les documents, poser des questions, etc.).

La convocation doit inclure :

• La date, l’heure et le lieu de l’AG.

• L’ordre du jour détaillé.

• Les documents annexes nécessaires à la prise de décision (ex. : budget prévisionnel, comptes annuels, devis de travaux).

• Un formulaire de pouvoir, pour permettre aux absents de se faire représenter.

La convocation est envoyée par Envoi Recommandé Electronique ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

Dans le cadre de l'engagement de White Bird pour une gestion plus écoresponsable et économique, les copropriétaires qui n'avaient pas émis de préférence quant au mode d'envoi de leur courrier on été inscrits au format dématérialisé. Un email en ce sens a été envoyé par White Bird aux copropriétaires concernés mi-octobre 2024.

Contexte : Suite à l’application de l’article 38 de la loi n°2024-322 du 9 avril 2024, les envois recommandés, tels que les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, peuvent désormais être effectués par voie électronique par défaut, remplaçant ainsi l’usage des lettres recommandées avec accusé de réception au format papier.

L’AG est un moment de dialogue et de prise de décision. Votre présence (ou représentation) permet de :

• Défendre vos intérêts et ceux de l’immeuble.

• Vous assurer que les décisions prises correspondent à vos attentes.

• Maintenir un bon fonctionnement de la copropriété grâce à des votes représentatifs.